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Word-Tipps

Seitennummerierung über mehrere Dokumente Teil 1
Seitennummerierung über mehrere Dokumente Teil 2
Probleme mit abgeschnittenen Seitenrahmen
Aufzählungen in Word
Neue Version des Kopf- + Fußzeilen-Assistenten

Seitennummerierung über mehrere Dokumente

Teil 1:
Gilt für die folgenden Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Eigentlich soll Ihnen die Funktion "Zentraldokument" den Umgang mit mehreren Dokumenten, beispielsweise in Form einzelner Kapiteldateien für ein umfangreiches Buch, vereinfachen und den problemlosen Einsatz einer fortlaufenden Seitennummerierung erlauben. Leider ist diese Funktion unzuverlässig und fehlerträchtig, aber auf eine durchlaufende Seitennummerierung müssen Sie trotzdem nicht verzichten. In diesem zweiteiligen Tipp, möchten wir Ihnen eine Technik zeigen, mit deren Hilfe Sie die Nummerierung über mehrere Dateien auch ohne Zentraldokument realisieren können.

Im ersten Schritt müssen Sie dazu die einzelnen Dokumente, die nummeriert werden sollen, wie folgt vorbereiten:Öffnen Sie das Start-Dokument, also das erste Dokument (zum Beispiel "Kap-01.doc", mit dem die Serie beginnt) und setzen Sie den Cursor dort in die letzte Zeile der letzten Seite.Drücken Sie Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten.

Wählen Sie das Menü Einfügen-Feld an und fügen Sie an dieser Position ein SEITE-Feld (Word 97) bzw. ein PAGE-Feld (Word 2000, 2002/XP und 2003) ein. Drücken Sie dann die Return-Taste, so dass hinter der Zeile mit dem Feld eine weitere, leere Zeile vorhanden ist. Wichtig dabei: Befindet sich das Feld in der letzten Zeile des Dokuments ohne folgende Leerzeile, funktioniert diese Lösung nicht!

Im Dokument sind jetzt je nach Word-Version folgende Feldfunktion zu sehen:

Word 97: {SEITE \*FORMATVERBINDEN}
Word 2000, 2002/XP und 2003: {PAGE \*MERGEFORMAT}Drücken Sie Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen auszuschalten und anschließend F9, um den Feldinhalt zu aktualisieren.Sollte Word bei der Aktualisierung über F9 einmal die Fehlermeldung "!Unerwartetes Ende des Ausdrucks" anzeigen, so speichern und schließen Sie das Dokument und öffnen es dann erneut – teilweise werden Änderungen an Feldern, insbesondere in Kopf-/Fußzeilen, erst nach erneutem Öffnen korrekt umgesetzt.

Markieren Sie die angezeigte Seitenzahl.

Wählen Sie das Menü Format-Zeichen an und formatieren Sie die Markierung als "Verborgen", damit die Seitenzahl nicht im Ausdruck erscheint.

Wählen Sie das Menü Einfügen-Textmarke (Word 97, 2000, 2002/XP und 2003) an, geben Sie als Name "EndeSeiten" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Speichern Sie dann das "Start"-Dokument und schließen Sie es.

Öffnen Sie nun der Reihe nach die Folge-Dokumente (zum Beispiel "Kap-02.doc", "Kap-03.doc", "Kap-04.doc" etc.) und gehen Sie dort wie folgt vor:Je nachdem, wo die Seitennumerierung ausgegeben werden soll, setzen Sie den Cursor in die erste Kopf- oder Fußzeile.Löschen Sie zunächst eventuell vorhandene Felder für die Seitennummerierung. Drücken Sie dann Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten und Strg+F9, um eine neue, leere Feldfunktion an der aktuellen Cursorposition anzulegen.

Tippen Sie hinter der ersten öffnenden geschweiften Klammer ein Gleichheitszeichen "=" ein.

Fügen Sie hinter dem Gleichheitszeichen ein SEITE-/PAGE-Feld ein - die Option Formatierung bei Aktualisierung beibehalten muss deaktiviert sein!

Tippen Sie hinter der schließenden geschweiften Klammer ein Pluszeichen "+" ein.

Fügen Sie nun hinter dem Pluszeichen ein EINFÜGENTEXT-Feld (Word 97) bzw. ein INCLUDETEXT-Feld (Word 2000, 2002/XP und 2003) ein, für das Sie folgende Parameter eingeben. Bitte beachten Sie, dass zur Eingabe der Parameter bei Word 2002 und 2003 zunächst auf die Schaltfläche Feldfunktionen geklickt werden muss!

Im zweiten und letzten Teil dieses Tipps beschäftigen wir uns nächste Woche mit den notwendigen Parametern der Feldfunktion und den abschließenden Arbeitsschritten zur dokumentübergreifenden Seitennummerierung.

Quelle: SmartTools Publishing | http://www.smarttools.de/


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Seitennummerierung über mehrere Dokumente

Teil 2:
Gilt für die folgenden Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

In diesem zweiteiligen Tipp, zeigen wir Ihnen eine Technik, mit deren Hilfe Sie eine durchgehende Seitennummerierung über mehrere Dateien auch ohne Zentraldokument realisieren können. Der erste Teil letzte Woche endete mit dem Einfügen der Feldfunktion EINFÜGENTEXT (Word 97) bzw. INCLUDETEXT (Word 2000, 2002/XP und 2003) in die Kopf- oder Fußzeile der Dokumente, die Sie nummerieren möchten. Der Feldfunktion müssen Sie nun zwei Parameter übergeben:

- Dateiname: Der Dateiname des vorhergehenden Kapitels – in Kapitel 2 also beispielsweise "Z:\\Daten\\Kap-01.doc" oder in Kapitel 5 "Z:\\Daten\\Kap-04.doc". Die Angabe erfolgt in Anführungszeichen und mit doppelten Backslashes! Diese sind zur Unterscheidung notwendig, weil der Backslash normalerweise Steuerzeichen bzw. Parameter einleitet.

- Textmarke: EndeSeiten\! – das "\!" ist ein Steuerzeichen, das die Aktualisierung des Feldes im referenzierten Dokument unterdrückt – diese Aktualisierung erfolgt automatisch beim Speichern/Verlassen des betreffenden Dokumentes.

Klicken Sie dann auf Ok, um die Feldfunktion in das Dokument einzufügen - die Option Formatierung bei Aktualisierung beibehalten muss diesmal aktiviert sein!

Im Dokument sind jetzt je nach Word-Version folgende Feldfunktionen zu sehen:

Word 97:
{={SEITE}+{EINFÜGENTEXT "Z:\\Daten\\
Kap-02.doc" EndeSeiten\! \*FORMATVERBINDEN}}

Word 2000, 2002/XP und 2003:
{={PAGE}+{INCLUDETEXT "Z:\\Daten\\Kap-02.doc"
EndeSeiten\! \*MERGEFORMAT}}

Sicherheitshalber sollten Sie nun noch einmal die komplette Zeile markieren und Strg+Leertaste drücken, damit der Zeile ein durchgehendes Format zugewiesen wird. Andernfalls kann es passieren, dass Word die Feldfunktion nicht richtig interpretiert und eine Fehlermeldung anzeigt.

Damit sind die Kopf- oder Fußzeilen soweit vorbereitet, dass sie die Dokumentübergreifende Seitennummerierung korrekt wiedergeben.

Nun müssen noch Vorkehrungen getroffen werden, um die Gesamtanzahl der Seiten an das jeweilige Folge-Dokument zu übergeben. Achtung: Die folgenden Schritte sind vom zweiten Dokument bis zum vorletzten Dokument auszuführen und somit im Dokument mit dem letzten Kapitel nicht notwendig!Gehen Sie in eine beliebige Kopf- oder Fußzeile, in der Sie wie oben erläutert die Feldfunktionen eingefügt haben, markieren Sie das Feld von der ersten geschweiften bis zur letzten geschweiften Klammer und drücken Sie Strg+C, um es in die Zwischenablage zu kopieren.Setzen Sie den Cursor in die letzte Zeile der letzten Seite und drücken Sie Strg+V, um das eben kopierte Feld aus der Zwischenablage einzufügen. Drücken Sie dann die Return-Taste, so dass hinter der Zeile mit dem Feld eine weitere, leere Zeile vorhanden ist.

Klicken Sie in die Feldfunktion und drücken Sie F9, um den Feldinhalt zu aktualisieren.

Drücken Sie Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen auszuschalten und markieren Sie nun die angezeigte Seitenzahl.

Wählen Sie das Menü Einfügen-Textmarke an, geben Sie als Name "EndeSeiten" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Markieren Sie die Zeile mit der Feldfunktion und formatieren Sie die Zeile über das Menü Format-Zeichen als "Ausgeblendet", damit diese Informationen im Ausdruck unterdrückt werden.

Befindet sich das Feld in der letzten Zeile des Dokumentes ohne folgende Leerzeile, so funktioniert diese Lösung nicht! Nach der Zeile mit dem eingefügten Feld muss also noch mindestens eine Leerzeile folgen!


Quelle: SmartTools Publishing | http://www.smarttools.de/


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Probleme mit abgeschnittenen Seitenrahmen

Gilt für die folgenden Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

FRAGE: Ich möchte einen grafischen Rahmen um die gesamte Seite ziehen. Prinzipiell funktioniert das auch mit dem Befehl Format-Rahmen und Schattierung und den Optionen auf der Registerkarte Seitenrand. Leider wird der Rahmen aber nicht vollständig ausgedruckt. Sowohl auf dem Papier als auch in der Seitenvorschau schneidet Word etwa 2 bis 3 Millimeter vom unteren Ende ab. Welche Einstellungen muss ich ändern, damit der Rahmen komplett angezeigt wird?
H.-U. Frey

ANTWORT: Der Rahmen befindet sich in Ihrem Fall in einem Bereich, den Ihr Drucker nicht bedrucken kann. Auf einem anderen Gerät erscheint er womöglich vollständig. Damit Sie aber auch ohne Druckerwechsel auskommen, ändern Sie folgende Randeinstellungen:Wählen Sie das Menü Format-Rahmen und Schattierung an und wechseln Sie auf die Registerkarte Seitenrand. Dort sollten Sie die generelle Definition Ihres Seitenrahmens finden – beispielsweise den grafischen Effekt und die Breite.Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.

Nun öffnen Sie die Dropdown-Liste Gemessen von und stellen "Text" ein. Standardmäßig gibt Word oben und unten einen Abstand von 1 Punkt und rechts und links von 4 Punkt vor. Wenn Sie meinen, dass der Rahmen damit zu nah am Text ist, erhöhen Sie die Werte.

Bestätigen Sie die beiden derzeit geöffneten Dialogfelder mit Ok.

Die Dimensionen des Rahmens können Sie jetzt mit Hilfe der normalen Seitenrandeinstellungen steuern. Dazu wählen Sie Datei-Seite einrichten an.

Erhöhen Sie auf der Registerkarte Seitenränder den oberen und unteren Abstand. Es bleibt Ihnen nichts anderes übrig als zu experimentieren, bis Sie die optimalen Maße für Ihren Drucker gefunden haben.

Sofern Ihr Dokument Kopf- und/oder Fußzeilen enthält, müssen Sie außerdem die Position dieser Bereiche anpassen. In Word 97 und 2000 erledigen Sie das ebenfalls auf der Registerkarte Seitenränder. In Word 2002 und 2003 wechseln Sie erst auf die Registerkarte Layout. Stellen Sie die Abstände für die Kopfzeile und die Fußzeile dann so groß ein, dass sie in den druckbaren Bereich Ihres Druckers fallen. Danach bestätigen Sie die Änderungen aus den Schritten 6 und 7 mit Ok.

Kontrollieren Sie die neuen Rahmendimensionen in der Seitenvorschau.

Tipp: Anstatt die Seitenränder im Dialogfeld zum Befehl Datei-Seite einrichten anzupassen, können Sie auch die Seitenlayout-Ansicht verwenden. Diese Ansicht verfügt über ein vertikales Lineal, in dem Sie den oberen und unteren Rand ganz einfach mit der Maus verschieben können. Das funktioniert auch für den Kopf-/Fußzeilenbereich. Dafür müssen Sie allerdings erst Ansicht-Kopf- und Fußzeile anwählen.

Beim Verschieben der Randpositionen sehen Sie sofort, wie sich der grafische Seitenrahmen vergrößert bzw. verkleinert.

Quelle: SmartTools Publishing | http://www.smarttools.de/


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Aufzählungen in Word

Word 2000/2002: Wie Sie Ihre Aufzählung schnell mit pfiffigen Aufzählungszeichen versehen

Sie finden die Standard-Aufzählungszeichen von Word mit der Zeit langweilig? Dann schauen Sie sich doch einmal die Aufzählungszeichen aus der Clip Gallery an.

In Word 2000 und 2002 stehen Ihnen neben den bekannten Punkten und Pfeilen über 160 Grafiken für Aufzählungen zur Verfügung. Und so fügen Sie sie ein:

Markieren Sie die Zeilen, denen Sie ein Aufzählungszeichen zuweisen möchten. Rufen Sie FORMAT-NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf, und wechseln Sie auf die Registerkarte AUFZÄHLUNGEN.

Klicken Sie hier in Word 2000 auf die Schaltfläche GRAFIK. Daraufhin wird die Clip Gallery mit den Bildaufzählungszeichen gestartet. In Word 2002 markieren Sie die Vorschau mit den Bildaufzählungszeichen.

Anschließend klicken Sie auf ANPASSEN. Klicken Sie im Dialogfenster AUFZÄHLUNG ANPASSEN auf BILD. Im Dialogfenster BILDAUFZÄHLUNGSZEICHEN klicken Sie auf den unteren Pfeil der Bildlaufleiste und rollen so durch die Bildersammlung. Mit einem Klick auf WEITERSUCHEN in Word 2000 gelangen Sie jeweils auf die nächste Seite.

Markieren Sie jetzt die gewünschte Grafik, die Sie als Aufzählungszeichen einsetzen möchten. Übernehmen Sie die Grafik, indem Sie die Dialogfenster mit einem Klick auf OK bestätigen.
Word weist Ihren Aufzählungsabsätzen jetzt das gewünschte Bildaufzählungszeichen zu:


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Neue Version des Kopf- + Fußzeilen-Assistenten

Für die meisten Dokumente definieren Sie Kopf- und/oder Fußzeilen mit wichtigen Informationen von der aktuellen Seitenzahl, über den Pfad des Dokumentes bis hin zum aktuellen Druckdatum. Während Sie bisher jeweils separat in die Kopf- oder Fußzeilen wechseln und die gewünschten Informationen mit Hilfe von Feldfunktionen definieren mussten, erledigen Sie das ganze in Zukunft mit wenigen Mausklicks:

Der kostenlose Kopf- und Fußzeilen-Assistent für Word bietet alle immer wieder benötigten Informationen für Kopf- und Fußzeilen in übersichtlichen Auswahllisten an. Sie markieren einfach die gewünschten Einträge und der Assistent erstellt die Kopf- und Fußzeilen für Sie.

Ab sofort steht eine neue Version 1.5 des Assistenten zur Verfügung, der neben verschiedenen Bugfixes die folgenden zusätzlichen Features enthält:

Unterstützt wird neben Word 97, 2000 und 2002/XP ab sofort auch Word 2003.

Wenn Sie in Ihren Dokumenten unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für gerade/ungerade Seiten sowie die erste Seite verwenden, können Sie diese unterschiedlichen Varianten jetzt alle in einem Schritt über den Assistenten einstellen.

Schließlich können Sie die aktuellen Benutzerinfos und Dokumenteigenschaften direkt aus dem Assistenten-Dialog verändern, um sie dann in Kopf- und Fußzeilen zu nutzen.

Sie finden den Assistenten unter der folgenden Adresse:

http://www.add-in-world.com/katalog/kopf-fusszeilen-assi/

Nach dem Download des Setups sollten Sie zunächst Word beenden und anschließend die automatische Installation starten. Folgen Sie dann einfach den Schritten des Setups und rufen Sie danach Word wieder auf. Sie werden daraufhin im Menü Einfügen einen neuen Punkt Kopf-/Fußzeilen-Assistent vorfinden, über den Sie den Assistenten starten. In einem übersichtlichen Dialogfeld können Sie dabei mit wenigen Mausklicks festlegen, wie Ihre Kopf- und Fußzeilen aussehen sollen. Das Prinzip dabei: jede Kopf- und Fußzeile kann drei verschiedene Informationen aufnehmen, die entweder linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausgegeben werden. Für jede Position gibt es eine Dropdown-Liste, in denen alle verfügbaren Informationen aufgeführt und per Mausklick auswählbar sind.

Sobald Sie einen Eintrag markiert haben, aktualisiert der Assistent die Vorschau Ihrer aktuellen Kopf- und Fußzeile, so dass Sie die Einstellungen einfach so lange verändern, bis das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht. Klicken Sie am Ende nur noch auf Einfügen und der Assistent erstellt voll automatisch die gewünschten Kopf- und Fußzeilen.


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