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Rund um Microsoft

Tastaturkürzel in Excel

Die wichtigsten Tastaturkürzel, um in Excel noch schneller und komfortabler bestimmte Befehle auszuführen.

xlshortcuts.xls [15 KB]

Tastaturkürzel für Microsoft Excel

Arbeiten sie noch schneller und effektiver...

Tastaturkürzel in Word

Die wichtigsten Tastaturkürzel, um in Word noch schneller und komfortabler zu arbeiten und zwar schneller als die Maus erlaubt.

shortcutkuerzel.pdf [281 KB]

Alexandra Klein: Tastaturkürzel für Microsoft Word

Aufzählungen in Word

Word 2000/2002: Wie Sie Ihre Aufzählung schnell mit pfiffigen Aufzählungszeichen versehen

Sie finden die Standard-Aufzählungszeichen von Word mit der Zeit langweilig? Dann schauen Sie sich doch einmal die Aufzählungszeichen aus der Clip Gallery an.

In Word 2000 und 2002 stehen Ihnen neben den bekannten Punkten und Pfeilen über 160 Grafiken für Aufzählungen zur Verfügung. Und so fügen Sie sie ein:

Markieren Sie die Zeilen, denen Sie ein Aufzählungszeichen zuweisen möchten. Rufen Sie FORMAT-NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf, und wechseln Sie auf die Registerkarte AUFZÄHLUNGEN.

Klicken Sie hier in Word 2000 auf die Schaltfläche GRAFIK. Daraufhin wird die Clip Gallery mit den Bildaufzählungszeichen gestartet. In Word 2002 markieren Sie die Vorschau mit den Bildaufzählungszeichen.

Anschließend klicken Sie auf ANPASSEN. Klicken Sie im Dialogfenster AUFZÄHLUNG ANPASSEN auf BILD. Im Dialogfenster BILDAUFZÄHLUNGSZEICHEN klicken Sie auf den unteren Pfeil der Bildlaufleiste und rollen so durch die Bildersammlung. Mit einem Klick auf WEITERSUCHEN in Word 2000 gelangen Sie jeweils auf die nächste Seite.

Markieren Sie jetzt die gewünschte Grafik, die Sie als Aufzählungszeichen einsetzen möchten. Übernehmen Sie die Grafik, indem Sie die Dialogfenster mit einem Klick auf OK bestätigen.
Word weist Ihren Aufzählungsabsätzen jetzt das gewünschte Bildaufzählungszeichen zu:

Automatische Suche von Excel nach Formelfehlern

Excel 2002 enthält eine Fehlerüberprüfung, die ähnlich wie eine Rechtschreibprüfung funktioniert und von sich aus nach möglichen Fehlern in Formeln sucht. Wenn die Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktiviert ist, was standardmäßig der Fall ist, dann muss sie nicht manuell gestartet werden.

Ist das nicht der Fall, starten Sie sie, indem Sie EXTRAS-FEHLERÜBERPRÜFUNG wählen. Die Funktion prüft, ob Formeln fehlerhafte Werte enthalten, Zahlen als Text gespeichert wurden, Formeln auf leere Zellen verweisen, usw..

Formeln, die nicht den vorgeschriebenen Standards entsprechen, werden von Excel durch grüne Dreiecke in den Zellen gekennzeichnet. Wenn Sie die Zelle auswählen, wird der Smarttag "Optionen zur Fehlerüberprüfung" angezeigt. Zeigen Sie auf das Ausrufezeichen, und klicken Sie auf den sich darin befindenden Pfeil, um weitere Informationen zu erhalten oder eine Liste von Optionen anzuzeigen, beispielsweise Hilfe für diesen Fehler anzeigen, Berechnungs-Schritte anzeigen oder Fehler ignorieren. Wählen Sie anschließend eine der Optionen per Mausklick aus.

Außerdem enthält Excel eine Formelüberwachungs-Symbolleiste, mit der Sie unter anderem Vorgängerzellen (Zellen mit Formeln, die auf die überprüfte Zelle verweisen) und Nachfolgerzellen (Zellen, auf die die überprüfte Zelle verweist) grafisch verfolgen können. Rufen Sie sie über ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-FORMELÜBERWACHUNG auf. Klicken Sie jetzt zum Beispiel auf das Symbol SPUR ZUM VORGÄNGER.

Wochenenden in Excel-Tabellen hervorheben

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Es gibt viele Gelegenheiten, zu denen Sie Kalender in Excel anlegen. Dabei ist es häufig wünschenswert, Wochenenden oder auf Wunsch auch andere Tage (beispielsweise wenn jeden Mittwoch eine wichtige Konferenz statt findet oder jeden Dienstag ein Bericht erstellt werden muss) durch eine besondere Formatierung hervorzugeben.

Natürlich können Sie die gewünschten Tage einzeln markieren und dann formatieren, aber es geht auch voll automatisch:

Legen Sie zunächst die gewünschte Datumsliste in einer Tabelle an (in der Regel verwenden Sie dazu das Ausfüllkästchen) und markieren Sie sie.

Wählen Sie das Menü Format-Bedingte Formatierung an.

Nach wenigen Augenblicken erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie nun die Bedingungen festlegen können, unter denen Excel besondere Formatierungen vornehmen soll. In unserem Fall muß eine Prüfung auf den Wochentag durchgeführt werden, was sich nur mit einer Formel erreichen lässt.

Markieren Sie daher in der ersten Dropdown-Liste den Eintrag "Formel ist".

Dann geben Sie die folgende Formel ein:

=WOCHENTAG(B5;2)=6

Wichtig dabei: B5 muß der Bezug der ersten Zelle des markierten Bereiches sein. Für die übrigen Zellen passt Excel den Bezug automatisch an.

Die Funktion WOCHENTAG liefert eine Nummer zwischen 1 und 7 für den Wochentag eines Datums, das Sie als ersten Parameter übergeben. Der zweite Parameter bestimmt die Umsetzung des Wochentags in Zahlen. Der Wert "2" sorgt dafür, dass die Woche von "1 = Montag" bis "7 = Sonntag" durchnumeriert wird. Die eingegebene Formel ist also immer dann "WAHR", wenn das Datum auf einen Samstag fällt.

Klicken Sie auf Format, um die Formatierung für alle Samstage festzulegen (beispielsweise eine blaue Schriftart).

Mit Hinzufügen erweitern Sie das Dialogfeld um eine weitere Bedingung. Markieren Sie wieder den Eintrag "Formel ist" und geben Sie diesmal die folgende Formel ein:

=WOCHENTAG(B5;2)=7

Nach einem Mausklick auf Format suchen Sie noch eine Formatierung für Sonntage aus und bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok.

Excel hebt daraufhin automatisch alle Samstage und Sonntage farbig hervor. Sie können die Liste jederzeit mit dem Ausfüllkästchen erweitern, wobei die bedingte Formatierung automatisch kopiert und auch auf die neuen Datumsangaben angewendet wird.

Excel 97: Probleme mit verbundenen Zellen

Eine Überschrift in Excel funktioniert am besten und einfachsten, indem man über den Icon "Verbinden und Zentrieren" mehrere Zellen verbindet. So kann man eine gesamte Tabelle mit einer korrekten und mittigen Überschrift versehen.

Wer jedoch noch mit Excel 97 arbeitet, den kann – für den Fall, dass man mal eben noch eine Spalte einfügen oder auch löschen möchte – das schon schier zur Verzweiflung bringen, weil andauernd eine Fehlermeldung auftaucht.

Die einzige Lösung von Microsoft – ACHTUNG: bei Excel 97, danach hatte sogar Microsoft die Problematik erkannt – liegt darin: Verbindung der Zellen aufheben, dann eine Spalte neu einbinden oder auch vorhandene entfernen und dann wieder mit der Überschrift von vorne anfangen.


Hier noch einige Anfänger-Tipps, wie das Ganze jetzt in einzelnen Schritten aussieht:

Sie markieren eine der verbundenen Zellen, wählen "Format, Zellen", und entfernen auf der Registerkarte "Ausrichtung" das Häkchen vor "Zellen verbinden". Außerdem müssen Sie auf derselben Registerkarte die horizontale Textausrichtung auf "Standard" setzen. Erst wenn Sie die Verbindung gelöscht haben, können Sie Spalten einfügen oder löschen.

Benutzer von Excel 2000 können Spalten auch einfügen und löschen, wenn Zellen verbunden sind. Wenn Sie Zellverbindungen aber aus anderen Gründen aufheben oder ändern wollen, bleibt nur derselbe Weg über das Menü "Format, Zellen".

Wer Excel XP einsetzt, kann sich freuen: Sie sehen keine Fehlermeldung beim Löschen oder Einfügen von Spalten und heben durch einen erneuten Klick auf das Symbol "Zusammenführen und zentrieren" die Verbindung der Zellen auf.

Neue Version des Kopf- + Fußzeilen-Assistenten

Für die meisten Dokumente definieren Sie Kopf- und/oder Fußzeilen mit wichtigen Informationen von der aktuellen Seitenzahl, über den Pfad des Dokumentes bis hin zum aktuellen Druckdatum. Während Sie bisher jeweils separat in die Kopf- oder Fußzeilen wechseln und die gewünschten Informationen mit Hilfe von Feldfunktionen definieren mussten, erledigen Sie das ganze in Zukunft mit wenigen Mausklicks:

Der kostenlose Kopf- und Fußzeilen-Assistent für Word bietet alle immer wieder benötigten Informationen für Kopf- und Fußzeilen in übersichtlichen Auswahllisten an. Sie markieren einfach die gewünschten Einträge und der Assistent erstellt die Kopf- und Fußzeilen für Sie.

Ab sofort steht eine neue Version 1.5 des Assistenten zur Verfügung, der neben verschiedenen Bugfixes die folgenden zusätzlichen Features enthält:

Unterstützt wird neben Word 97, 2000 und 2002/XP ab sofort auch Word 2003.

Wenn Sie in Ihren Dokumenten unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für gerade/ungerade Seiten sowie die erste Seite verwenden, können Sie diese unterschiedlichen Varianten jetzt alle in einem Schritt über den Assistenten einstellen.

Schließlich können Sie die aktuellen Benutzerinfos und Dokumenteigenschaften direkt aus dem Assistenten-Dialog verändern, um sie dann in Kopf- und Fußzeilen zu nutzen.

Sie finden den Assistenten unter der folgenden Adresse:

http://www.add-in-world.com/katalog/kopf-fusszeilen-assi/

Nach dem Download des Setups sollten Sie zunächst Word beenden und anschließend die automatische Installation starten. Folgen Sie dann einfach den Schritten des Setups und rufen Sie danach Word wieder auf. Sie werden daraufhin im Menü Einfügen einen neuen Punkt Kopf-/Fußzeilen-Assistent vorfinden, über den Sie den Assistenten starten. In einem übersichtlichen Dialogfeld können Sie dabei mit wenigen Mausklicks festlegen, wie Ihre Kopf- und Fußzeilen aussehen sollen. Das Prinzip dabei: jede Kopf- und Fußzeile kann drei verschiedene Informationen aufnehmen, die entweder linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausgegeben werden. Für jede Position gibt es eine Dropdown-Liste, in denen alle verfügbaren Informationen aufgeführt und per Mausklick auswählbar sind.

Sobald Sie einen Eintrag markiert haben, aktualisiert der Assistent die Vorschau Ihrer aktuellen Kopf- und Fußzeile, so dass Sie die Einstellungen einfach so lange verändern, bis das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht. Klicken Sie am Ende nur noch auf Einfügen und der Assistent erstellt voll automatisch die gewünschten Kopf- und Fußzeilen.

Flexible Achsenbeschriftung für Excel-Diagramme

Wenn Sie große Zahlen in Ihren Diagrammen darstellen, werden die Achsenbeschriftungen schnell unübersichtlich. Eine Option ab Excel 2000 bietet die Möglichkeit, die Einheiten per Mausklick zu verändern und gleichzeitig eine entsprechende Beschriftung anzuzeigen. Und so geht's:

Klicken Sie in dem gewünschten Diagramm die Achse mit der rechten Maustaste an, an der die großen Zahlenwerte zu sehen sind.

Rufen Sie das Kontextmenü Achse formatieren auf und wechseln Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld auf die Registerkarte "Skalierung".

In der Dropdown-Liste Einheiten können Sie nun festlegen, wie Sie die Achse beschriften möchten. Mit "Tausende" erreichen Sie beispielsweise eine Kürzung um 3 Stellen. Der Wert "100.000" wird dann nur noch als "100" angezeigt und neben bzw. unter der Achse erscheint der Schriftzug "Tausende", sofern Sie das Kontrollkästchen Beschriftung im Diagramm anzeigen nicht ausschalten.

Nachdem Sie das Dialogfeld mit Ok bestätigt haben, werden die Werte an der Achse in der gewünschten Einheit angezeigt. Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie so Überblick in Ihren Diagrammen, ohne die zugrunde liegende Tabelle anpassen zu müssen.

ACHTUNG: nur gültig in Verbindung mit den Versionen: Excel 2000, 2002/XP und 2003

Tabelle summieren

Um eine Summe von gleichen Zellen in mehreren Tabellenblättern zu erzeugen, gibt es eine Möglichkeit, die relativ unbekannt ist.

Der Inhalt der Zellen B2 in den Tabellen „Jan“ bis „Dez“ soll im Blatt „Gesamt“ summiert werden.

Lösung:

Der Cursor steht im Blatt „Gesamt“ in der Zelle B2. Betätigen Sie die Summenschaltfläche .

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