Hörenswert Immobilien/Verwaltung PC-Hilfe Newsflash LiebLinks
Startseite PC-Hilfe MS-Office | Excel-Tipps

PC-Hilfe


EDV-Tipps + Kniffe | MS-Office | Dies und Das | Newsflash rund um den PC Lustiges

Excel-Tipps Word-Tipps

Impressum | Sitemap |

Excel-Tipps

Berechnen von Datumsdifferenzen

Häufig müssen Sie beim Ausfüllen eines Kalkulationsmodells die Differenz in Tagen zwischen zwei Datumsangaben eingeben. Meistens greifen Sie dann zum Kalender und zählen die Tage mühsam ab. Einfacher geht es wie folgt:

Aktivieren Sie eine unbenutzte Zelle in der Tabelle wie zum Beispiel "AA1".

Geben Sie das erste Datum ein und bestätigen Sie mit Return.

Der Cursor springt in die nächste Zelle ("AA2").

Geben Sie das zweite Datum ein und drücken Sie Return.

Geben Sie die folgende Formel ein: =AA2-AA1

Markieren Sie die Zelle, wählen Sie das Menü Format-Zelle an und markieren Sie das Zahlenformat "Standard".

In der Zelle mit der Formel (hier "AA3") wird daraufhin die Differenz in Tagen ausgegeben. Müssen Sie künftig eine neue Berechnung der Differenz vornehmen, überschreiben Sie die Inhalte der Zellen AA1 und AA2 einfach mit den gewünschten Datumsangaben.


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

AutoEingabe in Tabellen richtig einsetzen

Die Funktion "AutoEingabe" (Excel 97 und 2000) bzw. "AutoVervollständigen" (Excel 2002/2003) soll Sie bei der Dateneingabe in Excel-Tabellen unterstützen. Unter diesem Namen ist Ihnen die Funktion vielleicht unbekannt, aber mit Sicherheit haben Sie schon bemerkt, wenn sie sich in Ihre Arbeit einschalten: Sobald Sie damit beginnen, eine Zeichenkette einzugeben, überprüft Excel die bisherigen Einträge in der aktuellen Spalte und vervollständigt die Eingabe, sobald ein Zellinhalt gefunden wird, der zu den eingegebenen Zeichen passt.

Ein kleines Beispiel: Nehmen wir an, dass Sie bereits die Städtenamen "Hamburg", "Stuttgart" und "Kiel" in Spalte B eingegeben. Wenn Sie nun auf Zelle die B20 klicken und den Buchstaben "H" eingeben, ergänzt Excel automatisch die fehlenden Zeichen für das Wort "Hamburg". Sie können diesen Vorschlag mit Return annehmen oder die Eingabe einfach fortsetzen.

Die AutoEingabe/AutoVervollständigen-Funktion wird Ihnen die Arbeit in vielen Situationen erleichtern, aber es gibt auch Fälle, in denen Ihnen diese neue Funktion nicht weiterhelfen kann. So wird es beispielsweise kompliziert, wenn Sie in einer Spalte zahlreiche ähnliche Werte eingegeben haben. Zum Beispiel:

- Testfeld
- Testprogramm
- Testübung

AutoEingabe/AutoVervollständigen schaltet sich erst dann ein, wenn eine eindeutige Zuordnung möglich ist (in diesem Fall erst nach der Eingabe von "Test"). Es gibt allerdings eine ganz einfache Lösung: Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Excel für AutoEingabe/AutoVervollständigen laufend eine Auswahlliste führt, die die Einträge der aktuellen Spalte enthält. Auf diese Liste können Sie zugreifen, ohne auch nur einen einzigen Buchstaben einzugeben: Drücken Sie dazu entweder Alt+Cursor unten oder klicken Sie die gewünschte Zelle mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenü Auswahlliste auf.

Übrigens: Wenn Sie AutoEingabe/AutoVervollständigen nicht benötigen und Sie die Eingabevorschläge als störend empfinden, können Sie diese Funktion ausschalten. Dazu wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln auf die Registerkarte "Bearbeiten" und deaktivieren das Kontrollkästchen AutoEingabe für Zellwerte aktivieren (Excel 97 und 2000) oder AutoVervollständigen für Zellwerte aktivieren (Excel 2002/2003).

Und schließlich: die AutoEingabe/AutoVervollständigen-Liste wird von Excel automatisch zusammengestellt. Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, eine eigene Dropdown-Liste mit individuellen Einträgen zu definieren. In diesem Fall verwenden Sie das Dialogfeld Daten-Gültigkeit; beachten Sie zu diesem Thema bitte auch den ersten Helpline-Beitrag in dieser Ausgabe.


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

Tastaturkürzel in Excel

Die wichtigsten Tastaturkürzel, um in Excel noch schneller und komfortabler bestimmte Befehle auszuführen.

xlshortcuts.xls [15 KB]

Tastaturkürzel für Microsoft Excel

Arbeiten sie noch schneller und effektiver...


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

Automatische Suche von Excel nach Formelfehlern

Excel 2002 enthält eine Fehlerüberprüfung, die ähnlich wie eine Rechtschreibprüfung funktioniert und von sich aus nach möglichen Fehlern in Formeln sucht. Wenn die Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktiviert ist, was standardmäßig der Fall ist, dann muss sie nicht manuell gestartet werden.

Ist das nicht der Fall, starten Sie sie, indem Sie EXTRAS-FEHLERÜBERPRÜFUNG wählen. Die Funktion prüft, ob Formeln fehlerhafte Werte enthalten, Zahlen als Text gespeichert wurden, Formeln auf leere Zellen verweisen, usw..

Formeln, die nicht den vorgeschriebenen Standards entsprechen, werden von Excel durch grüne Dreiecke in den Zellen gekennzeichnet. Wenn Sie die Zelle auswählen, wird der Smarttag "Optionen zur Fehlerüberprüfung" angezeigt. Zeigen Sie auf das Ausrufezeichen, und klicken Sie auf den sich darin befindenden Pfeil, um weitere Informationen zu erhalten oder eine Liste von Optionen anzuzeigen, beispielsweise Hilfe für diesen Fehler anzeigen, Berechnungs-Schritte anzeigen oder Fehler ignorieren. Wählen Sie anschließend eine der Optionen per Mausklick aus.

Außerdem enthält Excel eine Formelüberwachungs-Symbolleiste, mit der Sie unter anderem Vorgängerzellen (Zellen mit Formeln, die auf die überprüfte Zelle verweisen) und Nachfolgerzellen (Zellen, auf die die überprüfte Zelle verweist) grafisch verfolgen können. Rufen Sie sie über ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-FORMELÜBERWACHUNG auf. Klicken Sie jetzt zum Beispiel auf das Symbol SPUR ZUM VORGÄNGER.


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

Excel 97: Probleme mit verbundenen Zellen

Eine Überschrift in Excel funktioniert am besten und einfachsten, indem man über den Icon "Verbinden und Zentrieren" mehrere Zellen verbindet. So kann man eine gesamte Tabelle mit einer korrekten und mittigen Überschrift versehen.

Wer jedoch noch mit Excel 97 arbeitet, den kann – für den Fall, dass man mal eben noch eine Spalte einfügen oder auch löschen möchte – das schon schier zur Verzweiflung bringen, weil andauernd eine Fehlermeldung auftaucht.

Die einzige Lösung von Microsoft – ACHTUNG: bei Excel 97, danach hatte sogar Microsoft die Problematik erkannt – liegt darin: Verbindung der Zellen aufheben, dann eine Spalte neu einbinden oder auch vorhandene entfernen und dann wieder mit der Überschrift von vorne anfangen.

Hier noch einige Anfänger-Tipps, wie das Ganze jetzt in einzelnen Schritten aussieht:

Sie markieren eine der verbundenen Zellen, wählen "Format, Zellen", und entfernen auf der Registerkarte "Ausrichtung" das Häkchen vor "Zellen verbinden". Außerdem müssen Sie auf derselben Registerkarte die horizontale Textausrichtung auf "Standard" setzen. Erst wenn Sie die Verbindung gelöscht haben, können Sie Spalten einfügen oder löschen.

Benutzer von Excel 2000 können Spalten auch einfügen und löschen, wenn Zellen verbunden sind. Wenn Sie Zellverbindungen aber aus anderen Gründen aufheben oder ändern wollen, bleibt nur derselbe Weg über das Menü "Format, Zellen".

Wer Excel XP einsetzt, kann sich freuen: Sie sehen keine Fehlermeldung beim Löschen oder Einfügen von Spalten und heben durch einen erneuten Klick auf das Symbol "Zusammenführen und zentrieren" die Verbindung der Zellen auf.


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

Flexible Achsenbeschriftung für Excel-Diagramme

Wenn Sie große Zahlen in Ihren Diagrammen darstellen, werden die Achsenbeschriftungen schnell unübersichtlich. Eine Option ab Excel 2000 bietet die Möglichkeit, die Einheiten per Mausklick zu verändern und gleichzeitig eine entsprechende Beschriftung anzuzeigen. Und so geht's:

Klicken Sie in dem gewünschten Diagramm die Achse mit der rechten Maustaste an, an der die großen Zahlenwerte zu sehen sind.

Rufen Sie das Kontextmenü Achse formatieren auf und wechseln Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld auf die Registerkarte "Skalierung".

In der Dropdown-Liste Einheiten können Sie nun festlegen, wie Sie die Achse beschriften möchten. Mit "Tausende" erreichen Sie beispielsweise eine Kürzung um 3 Stellen. Der Wert "100.000" wird dann nur noch als "100" angezeigt und neben bzw. unter der Achse erscheint der Schriftzug "Tausende", sofern Sie das Kontrollkästchen Beschriftung im Diagramm anzeigen nicht ausschalten.

Nachdem Sie das Dialogfeld mit Ok bestätigt haben, werden die Werte an der Achse in der gewünschten Einheit angezeigt. Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie so Überblick in Ihren Diagrammen, ohne die zugrunde liegende Tabelle anpassen zu müssen.

ACHTUNG: nur gültig in Verbindung mit den Versionen: Excel 2000, 2002/XP und 2003


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

Datum über den Zehnerblock eingeben

Wenn Sie in Excel Beträge oder Werte über den Zehnerblock der Tastatur erfassen, wird das Komma" als Dezimaltrenner richtig verwendet. Möchten Sie allerdings ein Datum wie "12.3.2002" eingeben, an dem beispielsweise ein Messwert abgelesen wurde, wird das Komma als Trenner von Tag, Monat und Jahr falsch interpretiert. Hier hilft ein kaum bekanntes Feature von Excel: Wenn Sie statt des Kommas das Divisionszeichen "/" (auf einigen Tastaturen auch als "Punkt-Strich-Punkt" dargestellt) auf dem Zehnerblock verwenden, setzt Excel die Eingabe von zum Beispiel "12/3/2002" automatisch in ein gültiges deutsches Datum "12.3.2002" um.


nach oben oder zurück zur Eingangsseite

Druckbare Version